电子邮件和电子表格不允许您有效地管理项目管理的各个方面。如果您主要依赖它们，可能会导致数据丢失、由于手动添加而产生误解，以及必须处理多个版本的文档。
如果您找不到更好的方法来组织工 阿尔及利亚电话号码资源 作和简化协作，您的员工将变得缺乏动力，项目也会失败。
这个问题的明显解决方案是购买新的项目管理软件。但是，当今市场上有数百种工具，您如何为您的团队选择最好的工具呢？
以下列出了六个问题，可帮助您在选择最佳项目管理工具时缩小选择范围。
1. 项目管理系统是否可以更轻松地管理团队时间和工作量？
随着工作量的增加，管理团队工作量变化以及在简单的电子表格中跟踪所有可用、请求和使用的资源的要求几乎变得不可能。
但未能有效跟踪时间和管理团队工作量可能会导致项目失败。事实上，大约18% 的项目失败是由于资源预测错误，21% 是由于劳动力短缺。
选择一个项目管理系统非常重要，该系统允许您监控资源的使用情况并根据需求的变化重新确定项目和任务的优先级。
最好的项目管理系统提供了一个方便的工作量图表，它可以立即显示哪些团队成员已满负荷以及谁可以承担额外的任务。
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以时间线或日历的形式查看此信息将帮助您了解当前正在完成哪些任务以及正在进行中。然后，您可以使用这些数据来有效地确定任务的优先级、分配和安排任务。
此外，最好的项目管理系统有一个称为时间线（又名甘特图）的功能，它允许您通过单击几下鼠标来添加项目并重新安排它们。在时间线上拖动项目或任务会更改其截止日期，并自动移动任何相关任务或子任务。
2. 我的团队能够快速高效地开始该项目吗？
为了在稳健的规划和快速执行之间取得平衡，选择允许您快速高效地创建和定制项目的软件非常重要。设置新任务和项目的最佳方法之一是使用表单和模板。
我们认为以下两个功能是项目管理系统非常重要的功能：
项目模板。寻找一个允许您创建和编辑任务和项目模板的工具。因此，您可以创建已包含源数据的项目，而不必每次都从头开始。您浪费的时间将会减少，计划的质量也会提高。
传入请求的形式。选择具有可定制请求表的软件。这将使团队能够立即收到所有必要的信息，而无需不必要的通信和澄清。
最好的项目管理系统有一个称为动态请求表的功能。通过此功能，表单上的问题会根据请求者在填写表单时输入的信息而变化。
例如，如果技术部门负责人要求进行一些与开发相关的更改，那么该表格将与销售部门负责人要求调整合同条款的表格看起来有所不同。这样，专家就不必输入与特定请求不相关的信息。
3. 在项目管理系统中跟踪团队绩效的准确度如何？
随着工作量的增长和公司的发展，如果没有强大的工具的帮助，管理项目变得越来越困难。尝试通过非正式对话、团队会议或电子邮件通信来收集数据可能会导致完全混乱，因为有价值的信息往往会丢失、遗忘或误解。
良好的项目管理系统可以帮助您跟踪团队的工作，这样您就不再需要将信息保留在头脑或收件箱中。您需要一个可以实时监控情况的工具。
寻找支持协作的软件，让您可以实时查看正在发生的情况，并在任务状态发生变化时接收自动通知。它还应该标记落后于计划或过期的任务。
选择一个为所有项目参与者提供所需级别的数据透明度的工具。您需要回答以下问题：
该软件是否提供可与所有团队成员共享的可自定义任务栏，以便任何人都可以掌控自己的工作？
是否有一些视图可以让您查看所有活动任务的状态和截止日期，以便您可以快速评估进度并确定问题领域？
4. 是否有机会简化协作、反馈和审批？
如果您积极促进团队合作并支持多样性，成功的可能性就更大。但如果您没有一个有效支持协作的系统，您可能会陷入双重工作、忘记任务、错误和误解的境地。
选择一个支持反馈和协调并允许您保留所有重要信息（包括所有决策和调整的记录）的工具非常重要。
最好的项目管理解决方案允许您将所有文件和评论收集在一个位置。这意味着所有文档都链接到相应的项目或任务，并且每个人都知道在哪里可以找到它们。通过允许访客用户接收每条新评论或@提及的实时通知，可以改善沟通。
此外，该软件应支持核对功能，使审核过程更加简化。在文档上留下视觉标记的能力可以最大限度地减少不清楚的评论数量。它还允许参与者实时查看彼此的编辑并解决冲突。
一些最好的项目管理系统还支持集成功能，允许您直接从 Google Docs、Box 和其他集成资产管理工具上传文件。集中更正管理可实现清晰的编辑和批准顺序。
5. 是否有足够的灵活性来满足我团队的需求？
免费项目管理系统通常仅提供一方面或仅支持一种项目管理方法。例如，假设您的软件仅提供一种任务视图，而您的一些团队成员发现它太不方便。
如果您的整个团队不使用它，即使是最好的项目管理工具也不会给您带来任何好处。提高用户对系统采用率的最有效方法之一是确保系统可以根据他们的喜好和工作方式进行定制。
定制以下五个方面的能力将为您的团队提供所需的灵活性：
工作流程。选择可以支持组织中使用的工作流程的工具非常重要。
状态更新。项目和任务的状态必须与项目的工作阶段相对应。如果状态太通用或不适合您的行业或活动领域，那么更新状态就变得毫无意义。
层次结构和结构。每个公司和每个项目都有自己的一组层次结构，用于定义项目在项目组合或文件夹中的子文件夹中的位置。这些结构需要在软件中形成以支持战略管理和报告。
批准要求。审批流程可能有所不同。例如，任何对估算、范围或项目进度的改变超过 10% 的调整都可能需要额外批准。您的软件必须适应这些规则。查看任务和项目的模式。改变查看模式的能力提高了用户对系统的掌握水平。一些专业人士更喜欢处理任务列表，另一些人则选择更直观的表示形式并使用甘特图。
6. 我的团队能否摆脱日常工作，将更多时间花在战略问题上？
日常工作会浪费团队的时间和精力，但不会给项目或整个公司带来太多好处。以下是日常工作的示例：
报告
执行例行检查
时间追踪
状态更新
回复电子邮件
所有这些任务都需要完成，但您应该努力确保它们占用尽可能少的时间。最好的项目管理软件可以帮助您自动化和简化不太重要的任务，从而腾出时间来处理更重要的任务。
寻找一种工具，让您可以将所有讨论保留在特定项目、任务或文件的上下文中。然后项目参与者就会知道什么是什么，而您无需在电子邮件中进行解释。
此外，在选择项目管理系统时，应该评估集成能力。您需要一个能够与员工日常使用的工具（例如 Gmail 或 Slack）集成的解决方案。
不同工具之间的互操作性将允许您集中存储所有讨论，但同时项目参与者将以适合他们的方式工作。
模板是将员工从日常工作中解放出来的好方法。最好的项目管理系统允许您保存常用的任务、项目和结构，以便您每次创建新任务或提出另一项更改时都可以复制它们。
在这种情况下，依赖项、任务截止日期、执行器和报告将被自动复制，而不是从头开始创建。新项目的可预测性使得规划和执行的压力更小，效率更高。
对所提供的选项进行评分
当今市场上有数百种项目管理系统，选择最好的一个并不容易。这六个问题将帮助您确定对团队成员重要的关键功能，并帮助您缩小搜索范围。
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