您發送的每封電子郵件都會向收件人傳達一些有關您的訊息 - 您對細節的關注、您的專業水平，甚至您對他們時間的尊重。
遵守電子郵件禮儀並不是遵守一套嚴格的規則。新加坡賭博數據 這是為了讓你的溝通為你服務，而不是對你不利。
清晰的表達、正確的語氣和深思熟慮的結構都有助於建立可信度並塑造積極的專業形象。但當這些要素缺失時，就會出現混亂甚至緊張。
本文透過九項規則分解了電子郵件禮儀的細微差別，以幫助您製作始終以最佳方式代表您的電子郵件。讓我們開始吧。
什麼是電子郵件禮儀以及為什麼它很重要？
電子郵件禮儀是指一組普遍接受的準則，規定如何透過電子郵件進行專業溝通。這些準則不僅僅是禮貌，它們致力於讓您的訊息清晰、簡潔，並根據當前情況進行客製化。
如今，電子郵件禮儀的重要性怎麼強調都不為過。在一項針對 1,200 名受訪者的MarTech 研究中，約 80% 的收件者確認，正確的電子郵件禮儀會影響他們是否與陌生人互動。
實際上，練習良好的電子郵件禮儀會直接影響其他人對您和您的公司的看法。
一封精心設計、符合禮儀的電子郵件可以節省時間、減少來回次數，並使每個人都達成共識。相反，一封不明確或過於隨意的電子郵件會造成混亂並損害您的可信度。
掌握電子郵件禮儀就是學習周到且有效率的溝通。如果做得對，你就能解鎖一項為你的職業生涯帶來巨大紅利的技能。
有效專業溝通的 9 個電子郵件禮儀規則
掌握電子郵件禮儀可以提高您的專業水平，加強工作場所關係，並確保您的郵件按預期收到。
以下是每個專業人士都應遵循的九項基本規則：
使用清晰、簡潔且資訊豐富的主題行
您的電子郵件主旨行是收件者首先看到的內容。因此，它通常決定您的郵件是否已開啟、忽略，甚至報告給電子郵件提供者。
恰當的例子：Zippia 的研究發現，47% 的收件者會只根據主旨行開啟電子郵件。同時，69% 的收件者會僅根據主旨行將電子郵件報告為垃圾郵件。
但不要感到壓力。只需使您的主題行具體、資訊豐富且切中要點就足夠了。因此，不要寫「重要更新」這樣含糊的內容，而應嘗試「預算會議重新安排在 8 月 25 日舉行」。
如果您喜歡冒險，您可以嘗試一些吸引人的元素，只要您的主題行保持清晰並對內容設定正確的期望即可。
製作有效主題行的一些最佳實踐：
目標是 6-10 個單字或 60 個字元以下，這樣您的主題行就不會被切斷
避免過多的標點符號、表情符號和全部大寫，以獲得美觀的外觀
A/B 測試不同的風格，看看哪種風格的開啟率最高
適當時個性化您的主題行
掌握音調的藝術
你的用詞和措辭傳達了很多關於你的心情和意圖的訊息。透過電子郵件進行交流時，在專業和風度之間取得適當的平衡至關重要。
保留感嘆號、表情符號和俚語，以便與親密的同事和朋友交談。在工作場所，謹慎、中性的語氣通常是最好的。
請記住以下提示，以明確您的電子郵件語氣：
仔細檢查是否有任何無意的被動攻擊性短語
避免使用容易被誤解的諷刺或幽默
避免全部使用大寫字母，因為這可能會讓人覺得大喊大叫或具有攻擊性
如果有疑問，就寧可拘謹。一旦你們建立了融洽的關係，你就可以在以後的訊息中放鬆語氣。目標是在不犧牲個性的情況下進行清晰和專業的溝通。
優化您的電子郵件內容以提高可讀性
電子郵件規則
正確的格式可以使您的電子郵件易於閱讀、瀏覽和消化。它告訴收件人您關心他們的閱讀體驗。
在實踐中，我們談論的是清晰的標題、要點、編號列表和一致的間距，以邏輯地組織資訊並分解密集的文本。
但不要太過分——過於複雜的電子郵件格式可能會分散注意力並且難以閱讀，尤其是在行動裝置上。
以下是一些有效、精美的電子郵件格式設定最佳實務：
將文字左對齊以獲得最大的可讀性
謹慎使用粗體、斜體和顏色來強調
使用短段落，每個段落不超過 3-4 個句子
留出足夠的空白，防止電子郵件顯得混亂
選擇清晰易讀的字體，例如 12 或 14 號的 Arial 或 Times New Roman
確保圖像、圖表和附件的大小正確並放置在電子郵件正文中
策略性格式可以增強訊息的視覺吸引力。如果做得好，收件人可以快速掌握您的要點並採取任何必要的行動。
包含明確的號召性用語 (CTA)
每封電子郵件都應該有一個目的，並且應該透過強而有力的號召性用語 (CTA)清楚地傳達該目的。如今，太多電子郵件沒有明確的指示，導致讀者不確定下一步該做什麼。
CTA 是您引導收件人獲得所需結果的機會，無論是銷售線索、進度更新還是只是對您的訊息的回應。
有效的 CTA 是直接且具體的。因此，不要使用諸如“有興趣嗎？”之類的模糊陳述。嘗試「按一下此處以存取完整報告」。這樣，收件人就可以充分理解並按照您的請求採取行動。
讓校對成為第二天性
拼字錯誤、文法錯誤和結構不良的句子是職業信譽的最大殺手。
即使是最有才華的作家也容易忽略自己作品中的錯誤。這就是為什麼在製作專業電子郵件時校對是不可協商的。
牢記這些萬無一失的校對技巧，以獲得更好的結果：
不要僅僅依賴數字拼字檢查器，因為它們經常錯過諸如“他們的”與“那裡”之類的上下文錯誤。
請一位同事對其進行快速審查。一雙新的眼睛可能會發現你忽略的事情。
檢查整個訊息的格式、間距和字體使用是否一致。
驗證您是否已包含所有必要的附件或連結。
只需多花幾分鐘進行校對，就可能意味著一封精美、專業的電子郵件與一封對您和您的公司影響不佳的電子郵件之間的區別。
專業提示：發送前大聲朗讀電子郵件還可以幫助您發現尷尬的措辭、無意的潛台詞和其他問題。
使用正確的問候語和結束語
每封專業電子郵件都需要適當的問候語和結束語。標準的電子郵件問候語過去是「親愛的先生/女士/博士{{姓}}」。在一些正式場合它仍然是理想的選擇。
但如今，即使在專業環境中，休閒、友好的方式通常也是首選，例如在向團隊講話時說“嗨{{Name}}”或“大家好”。接收者的關係。
至於您的電子郵件簽收，這是您給收件人留下的最後印象，因此請謹慎選擇。對於大多數專業情況，以下簽核是合適的：
“快說吧”
“謝謝”
“此致”
“祝你過得愉快”
“提前致謝”
“很高興聽到你的想法”
“期待您的回饋”
“祝您有個愉快的{{天，週末}}”
如果您要向熟悉的人發送電子郵件，則可以使用更隨意的結束語，例如“乾杯”或“最好”。但不要偏離軌道太遠。像“XOXO”或“TTYL”這樣過於熟悉或可愛的結束語在專業環境中沒有立足之地。
最後但並非最不重要的一點是，請務必包含您的姓名，以及您的頭銜（如果適用）、聯絡資訊和專業電子郵件簽名，尤其是在第一次向某人發送電子郵件時。
注意時區
向不同時區的潛在客戶或同事發送電子郵件時，請注意他們的工作時間。在非工作時間或週末發送電子郵件可能會讓您顯得過於渴望或不尊重工作與生活的界限，即使這不是您的本意。
值得慶幸的是，快速的Google搜尋或時區轉換器可以幫助您遵守這項重要的電子郵件禮儀。
適當使用「全部回覆」和密件副本
今天詢問任何工作場所專業人士他們對電子郵件做法的十大抱怨，我們打賭“全部回复”的不當使用和密件抄送名列其中。
讓我們把事情弄清楚：
「全部回覆」：此電子郵件功能涉及同時回覆電子郵件主題中的每個人。只有當「收件者」或「副本」欄位中的每個收件者都需要看到您的回覆時，這才是理想的選擇。錯誤地使用它就像讓整個聚會進入私人談話。
Bcc： Bcc 代表密件副本。如果您確實需要將某個人加入進來，而又不想讓所有其他收件者看到他們的電子郵件地址，那麼它是理想的選擇。這裡的黃金法則是：使用密件副本時優先考慮完整性和透明度。
益普索 (Ipsos) 對 1,000 多名美國專業人士進行的調查證實了這些功能被誤用的頻率。因此，12% 的專業人士將濫用「全部回覆」視為他們最討厭的電子郵件，而 4% 的專業人士則將出於惡意原因的第三方密件副本視為他們的煩惱。
必要時跟進
有時，您的電子郵件可能會遺失在收件者的收件匣中或因他們的日程繁忙而被忽略。在這種情況下，後續電子郵件可以幫助您重新吸引他們的注意力。
也就是說，重要的是要小心行事，以免給人留下咄咄逼人或不耐煩的印象。為此，請牢記以下後續最佳實踐：
時間安排：一個好的經驗法則是至少等待 24 小時後再發送後續電子郵件。類似的最佳做法是在收到電子郵件後最多 24 小時內回覆電子郵件。
語氣：保持語氣禮貌和理解。請記住，非同事或同事的收件者沒有義務回覆您的電子郵件。
內容：在重申要點或請求之前，請參考您的原始電子郵件，向收件人提供一些背景資訊。但不要逐字重複最初的電子郵件，因為這可能會被認為是懶惰。
中斷：知道何時停止。在許多情況下，發送三封後續電子郵件而沒有得到所需的回應意味著是時候結束了。
